Eld och vatten

Så har ännu en vecka gått!
Lite extra fort eftersom det är en kort vecka. Nu hoppas jag att ni alla passar på att njuta av våren och lite välförtjänt ledighet. Och att inte alltför många behöver hålla beredskap eller rycka ut med anledning av de höga flödena eller de gräsbränder som antagligen kommer som ett brev på posten i samband med alla valborgsbål.

Den här veckan har vi mest arbetat internt. Haft möte med Ulf, Mocki och Margareta och stämt av vår arbets- och tidsplan som äntligen är fastställd. Den ligger nu på MSB-kommitténs hemsida.

Margareta, Thord och jag har också träffat SEKO på central nivå för att informera om mitt uppdrag. Nästa vecka blir det SACO:s och ST:s tur att få motsvarande information.

Det är sannerligen inte lätt att hitta tid i allas kalendrar så här års. Därför känns det väldigt bra att kunna slå fast ett antal mötestillfällen i kalendariet som sitter som bilaga till arbetsplanen. Hoppas det håller – för det finns sannerligen inte så mycket luft i planeringen. Titta gärna igenom den.
Jag tror att det kan öka er förståelse för att vi måste arbeta på en övergripande nivå och inte förlora oss i detaljer. Det innebär inte att dessa inte är viktiga – men för att det över huvud taget ska gå ihop måste vi sätta gränser för hur djupt vi nu borrar i olika frågeställningar.

Som tur är kommer ju en tid efter den 1 januari 2009 också.

Thord och Mocki kommer att ägna en hel del tid åt att intervjua företrädare för ett antal myndigheter och organisationer för att få fram ett bra underlag när det gäller förväntningar på MSB och eventuella gränsdragningsproblem.
I mitt uppdrag ingår ju att redovisa en sådan utredning.

Thord har också deltagit i Krisberedskapsmyndighetens sammankomst med ett antal myndighetschefer ute på SAAB i Järfälla. Och jag kommer själv att göra det två dagar nästa vecka.
Bland annat berättar KBM där om den nationella portalen för krisinformation – http://www.krisinformation.se/ – som nu tas i drift. Roligt att man kommit så långt och att vi kan fortsätta att utveckla krisinformationsfrågorna i MSB. Värdefullt också att fånga in synpunkter och tankar kring detta från andra myndigheter som har uppgifter inom krisberedskapsområdet.

Björn har mest fått ägna sig åt att bottna i finansiella frågor. Vi ska ju snart ha ett förslag till budgetunderlag framme och det är jätteviktigt att vi kan presentera ett ordentligt faktaunderlag när vi har vårt första sammanträde i kommittén.
Det handlar dels om MSB:s förvaltningsanslag dels om de sk 7:5-pengarna som KBM fördelar bl.a. till SRV och SPF men också själv får del av. Vi ska se om vi inte kan lämna förslag till en förenklad hantering!

Med dessa ord önskar jag er nu en riktigt skön valborgs/första maj/kristi himmelsfärdshelg.

Helena

Detaljerad tid- och arbetsplan upplagd

Idag på eftermiddagen gjorde Aleksandra Holmberg sin sista arbetsdag på kommittéservice där hon är den som hjälpt oss med hemsidan.

Det sista hon gjorde var att lägga ut en uppdaterad, detaljerad tids- och arbetsplan för MSB-kommitténs arbete åt oss och som blev klar den här eftermiddagen.
Den planen hittar ni pdf-form här. Direktlänk till arbetsplanen.

Vi i MSB-kommittén önskar Aleksandra lycka till och får anledning på måndag att välkomna hennes ersättare.
Alla läsare av bloggen önskar vi nu trevlig Valborg!

Alla uppdragen hittills

Uppdrag kan läggas ut på flera sätt. De flesta är utlagda som syns nedan, en person är huvudansvarig för en arbetsgrupp bestående av personer från alla tre myndigheterna för att ta fram och leverera underlag.
Tempot är mycket högt.

Fler uppdrag är på gång. Alla uppdragen redovisas i sin helhet på hemsidan, under fliken Aktuellt, men kraftfull underbemanning av webbansvariga i kommittéhuset gör att det sker med eftersläpning i tid.
Därför kommer uppdragen även redovisas här på bloggen fortlöpande.


1. Utbildningar inom Skydd mot olyckor. Rapporteras 9 maj.
Ansvarig chefen CRS Stefan Lundqvist.

2. Juridiska frågor.

• Att leverera underlag till de rapporteringar som MSB-kommittén ska göra när det gäller författningsändringar, inklusive förslag till instruktion för MSB. Rapporteras 22 maj.
• Att inventera och sammanställa befintliga avtal som Statens räddningsverk, Krisberedskapsmyndigheten och Styrelsen för psykologiskt försvar ingått, i syfte att identifiera eventuella behov av uppsägning, omförhandling eller annan anpassning inför bildandet av MSB. I sammanställningen ska utöver leverantörens namn även avtalslängd, uppsägningstid och eventuell ytterligare väsentlig information anges. Avtalen ska struktureras efter olika lämpliga avtalsområden. Rapporteras 8 maj.

Ansvarig: Chefsjuristen Key Hedström vid SRV, uppdraget genomförs i samverkan med chefsjuristen Maria Broms Hagelin, KBM. Andra chefer och experter vid de tre myndigheterna ska löpande lämna stöd till projektet.

3. Verksamhetsbeskrivning på en halv sida för alla enheter/sektioner på de tre myndigheterna. Avrapporterat 24 april.

• Att leverera underlag i form av en kortare beskrivning av verksamheterna på respektive myndighet. Beskrivningarna ska redovisas per enhet/avdelning och får inte överstiga mer än en halv A4- sida per enhet/avdelning. Av redovisningen ska framgå:
  - mål med verksamheten? (uppdrag, kundnyttan)
  - hur arbetet bedrivs?
  - med vilka resurser? (budget för 2008 med lönebudgeten särredovisad och antal befattningar)

4. Ekonomiadministrativa frågor. 9 olika uppdrag utlagda, varav 6 redovisas 30 maj och två 30 augusti. Det nionde uppdraget är att fortlöpande lämna ekonomiska underlag till kommittén.
Ansvarig ekonomichefen vid KBM Erik Henriksson i samverkan med ekonomicheferna vid SRV, Berth Solberg, och SPF, Anders Olsson.

• Utvärdera alternativa lösningar för systemdrift och redovisa dess konsekvenser och kostnader jämfört med drift i egen regi senast 2008-05-30.
• Utvärdera alternativa lösningar för elektronisk fakturahantering. Redovisa förslag till val av system samt tidsplan för implementering senast 2008-05-30.
• Ta fram förslag avseende betalningsförmedlingstjänster m.m. utifrån bedömda behov för MSB senast 2008-05-30.
• Redovisa de system som i övrigt genererat data för ekonomihantering men inte har en direkt koppling till Agresso. Redovisas senast 2008-05-30.
  
• Identifiera och redovisa frågor som behöver regleras inom områdena ekonomiadministration, ekonomistyrning samt redovisning. Redovisas senast 2008-05-30.
• Ta fram ett förslag till tidplan och budget (exklusive personalkostnader) för implementering av ekonomisystem med sidosystem så att dessa är klara för drift senast 2009-01-01. Redovisas senast 2008-05-30.
• Utvärdera alternativa lösningar för rapportverktyg. Redovisa förslag till val av system samt tidsplan för implementering senast 2008-08-30.
• Utvärdera behov och förutsättningar för att införa nya inköps- och lagerredovisningssystem senast 2008-08-30.
  
• På begäran lämna ekonomiska underlag till organisationskommittén i syfte att ta fram ekonomiska beräkningar, verksamhetsplan och budgetunderlag.

5. Personaladministrativa frågor.
6 uppdrag varav tre redovisas den 30 maj, ett 30 augusti och ett 30 oktober. Det sjätte uppdraget är att på begäran lämna underlag och stöd inom personalområdet till den av organisationskommittén upphandlade konsulten Margareta Meyer Ridbäck i syfte att ta fram inrangeringsavtal, bemanningsplan, befattningsbeskrivningar m.m.
Personalchefen vid SRV, Lennart Hansson-Böe, leder arbetet i arbetsgruppen. Arbetet genomförs i samverkan med personalcheferna vid KBM, Marianne Sjöblom, och SPF, Anders Olsson.

• Utvärdera alternativa lösningar för systemdrift av Palasso och redovisa dess konsekvenser och kostnader. Underlag och förslag till drift redovisas senast 2008-05-30.
• Redovisa och lämna förslag på vilka av respektive myndigheters övriga system, verktyg/modeller inom området HR som bör övertas av MSB (Exempel: Rekryteringsverktyg på KBM och system för individ- och befattningsvärdering på SRV) senast 2008-05-30.
• Ta fram ett förslag till tidplan och budget (exklusive personalkostnader) för implementering av löne- och personalsystem så att det är klart för drift senast 2009-01-01. Redovisas senast 2008-05-30.
  
• Identifiera och redovisa frågor som behöver regleras inom området HR. Redovisas senast 2008-08-30.
  
• Utarbeta förslag till en mångfalds- och jämställdhetsplan för MSB. Förslag till plan redovisas senast 2008-10-30.
• På begäran lämna underlag och stöd inom personalområdet till den av organisationskommittén upphandlade konsulten Margareta Meyer Ridbäck i syfte att ta fram inrangeringsavtal, bemanningsplan, befattningsbeskrivningar m.m.

6. Ärende- och dokumenthantering.
Fyra uppdrag varav tre ska redovisas 30 maj och det fjärde 30 augusti.
Magnus Kjellman, SRV, leder arbetet i arbetsgruppen. Arbetet genomförs i samverkan med KBM, Fredrik Granholm, och SPF, Anders Olsson.

• Ta fram ett förslag till tidplan och budget (exklusive personalkostnader) för implementering av ärende- och dokumenthanteringssystem så att funktionerna diarium och registrering samt stöd för lagring av digitala dokument är klart för drift senast 2009-01-01 samt ett förslag till tidplan för det fortsatta arbetet med implementering av övriga funktioner efter 2008. Redovisas senast 2008-05-30.
• Uppskatta MSB:s samlade behov av och krav på arkivlokaler. Redovisas senast 2008-05-30.
• Identifiera och redovisa frågor som behöver regleras inom området för ärende- och dokumenthantering. Redovisas senast 2008-05-30.
• Ta fram ett förslag till hur hemlig information kan hanteras. Redovisas senast 2008-08-30.

7. Reseadministrativa frågor.
Fem uppdrag varav tre redovisas 30 maj, ett 30 augusti och 30 oktober. IT-chefen vid KBM, Lars-Gunnar Vestman, leder arbetet i arbetsgruppen. Arbetet genomförs i samverkan med SRV, Åsa Blomquist-Fröding, och SPF, Anders Olsson. Vad avser punkterna 4 och 5 ska samverkan ske med projektgrupp 4 och 5 som hanterar ekonomi- respektive personaladministrativa frågor.

• Ta fram en nulägesredovisning avseende nuvarande myndigheters system, rutiner och organisation för hantering av resebokningar och reseräkningar. Redovisas senast 2008-05-30.
• Ta fram ett förslag till långsiktig inriktning för MSB:s reseadministration samt ett förslag till tidplan och budget (exklusive personalkostnader) för implementering av ett reseadministrativt stöd. Vid behov kan tidplanen både avse åtgärder på kort sikt i syfte att MSB ska ha ett fungerande stöd 2009-01-01, och på lång sikt i syfte att kunna uppnå förslagen i den långsiktiga inriktningen. Redovisas senast 2008-05-30.
• Redovisa eventuella behov av upphandlingar kopplat till punkt 2 ovan senast 2008-05-30.
  
• Identifiera och redovisa frågor som behöver regleras inom det reseadministrativa området senast 2008-08-30.
• Utarbeta förslag till en resepolicy för MSB. Förslag till plan redovisas senast 2008-10-30.

Övriga uppdrag

Utöver de arbetsgrupper som redovisas ovan har MSB-kommittén knutit till sig ett antal konsulter. Margareta Meyer Ridbäck som håller på att ta fram en bemanningspolicy. Ulf Wennberg som bistår med processer, tidsplaner, arbetsplaner och annat praktiskt som har med myndigheters bildande att göra och slutligen Mocki Hägg som just nu arbetar med omvärldsanalys och målgruppsintervjuer tillsammans med huvudsskreterare Thord Eriksson.

Planera, strukturera, organisera

Måndag är planeringsdag.
Hela förmiddagen satt sekretariatet plus konsulter i detaljplanering, varpå alla skyndade åt olika håll för diverse uppgifter.
Minnesanteckningar från fredagens möte med referensgruppen utskickade. Arbetsplan och tidsplan är strax mogna att offentliggöra, det är endast detaljer som återstår att göra. Sannolikt läggs planen ut onsdag.
Fler uppdrag är nu på gång. I morgon kommer det en sammanställning här på bloggen vilka uppdrag som är utlagda, nästa vecka kommer det flera.

Ett uppdrag är levererat, nämligen det som handlade om att ge en kortfattad beskrivning av alla verksamheter. Det blev väldigt många sidor som är en bra grund för processen att göra en god verksamhetsanalys.

Eva

Tänk om tiden stod still!

Ännu en vecka av byggande av vår nya myndighet MSB. Och en vecka där våren slagit till med full kraft. Tänk om man kunde hejda tiden - då kanske vi skulle haft tid i MSB-kommittén att njuta av den vackra körsbärsträdsblommningen i Kungsträdgården. Och så hade vi kunnat få lite mera tid för eftertanke och reflektion. Men å andra sidan hade vi varit lite längre från resultatet av vårt bygge och från alla de besked som ni går och väntar på. Så det kanske trots allt är bra att tiden inte står still utan snurrar fortare och fortare.

Den här veckan har vi bl.a. använt tiden till att konsolidera vår ca 15 sidor långa arbets- och tidplan för att kunna diskutera den i mötet med referensgruppen idag. Jag hoppas att den kan fastställas av mig lagom till Valborg - och då ska den läggas ut på vår hemsida. Just det - vi har haft vårt första möte i referensgruppen idag. Även där flög tiden. Vi började klockan 10.00 och när klockan var 15 kändes det som vi hade kunnat fortsätta i många timmar till. Ett jättebra möte med Göran Lindmark, Anneli Bergholm Söder, Johan Gert, Magnus Hjort, Katarina Rydberg, Christina Andersson, Anna-Karin Hamrén och Elisabeth Söderberg. Alla i sekretariatet var med också.

Tänkte ni på att jag inte skrev något myndighetsnamn efter respektive personnamn? Det beror helt enkelt på att medlemmarna i referensgruppen representerar sig själva i egenskap av personer med god helhetssyn över verksamheterna. De är visserligen utsedda av sina respektive ledningar men är mitt stöd i arbetet med att bygga MSB. En myndighet bygger man ju inte ensam. Och även om jag får hjälp av myndigheterna med underlagsframtagande och av konsulter behöver jag ha ett bollplank. Så referensgruppen ska ses just som det - mitt forum för att bolla frågor, pröva tankar och kvalitetssäkra olika frågeställningar. Informationsceheferna i referensgruppen har jag också bett att hjälpa till med att hålla er informerade ute på myndigheterna.

Vi kunde konstatera att det är mycket som ska göras i den första fasen av vårt arbete som jag beräknar sträcker sig till slutet av maj. Det handlar om att samla in underlag för den verskamhetsanalys som därefter ska resultera i en organisationsstruktur. Vi identifierade ett antal frågeställningar där MSB-kommittén behöver fördjupade underlag från myndigheterna och jag har bad referensgruppen om utkast till uppdragsbeskrivningar redan till nästa vecka.

Jag kanske också - för att undvika ryktesspridning - ska säga att uppdragen att leda de olika projekten eller att ingå i referensgruppen eller sekretariatet inte ska ses som någon garanti för framtida chefsbefattningar i MSB. De frågorna kommer att hanteras helt enligt det arbetsrättsliga regelverket.

Innan jag önskar er en trevlig helg måste jag också tacka alla som bidragit till att göra SAMÖ 08 till en lyckad och uppskattad övning. Jag har fått många positiva kommentarer i egenskap av övningsledare under dessa två intensiva dagar. Det där ska vi fortsätta med i MSB!

Helena

Bilden på regeringskansliet i motspelet, utlokaliserad i Sollefteå, har Erik Löfgren, pressansvarig på KBM, tagit.

Länsstyrelsen i Örebro län besöker MSB-kommittén

Personal från staben på Länsstyrelsen i Örebro län var i dag på besök i soliga Stockholm och hade vägarna förbi MSB:s kommittélokaler på Regeringsgatan.

Sekretariatet informerade om arbetet och tog emot synpunkter som kommittén tar med sig under det fortsatta arbetet med bildandet av MSB. Bl.a. uttrycktes hopp om att MSB som en samordnande aktör kommer att kunna ge länsstyrelserna ett samlat stöd framöver.


Susanne

Möten, möten och möten

Det pågår ett flitigt utbyte mellan de olika myndigheter som utgör grunden för det som ska bli Myndigheten för samhällsskydd och beredskap, MSB.

Läs här till exempel en rapport om KBM:s besök på LSC, Lärostödscentrum, en del av Räddningsverket där det uppenbarligen diskuterats e-läromedel.

I morgon som är fredag samlas referensgruppen för första gången i sin helhet. Ett litet förmöte hade informatörerna fredag för en vecka sedan men det mötet var mer informellt och utan dagordning.
Nu träffas för första gången referensgruppen i sin helhet och det kommer att bli många möten innan den gemensamma resan mot en ny myndighet är klar.

Första uppdragsredovisningarna rasslade in idag också, nämligen de kortkorta berättelserna från alla avdelningar/enheter på alla myndigheter som är det första lilla steget för att skapa en överblick och starta arbetet med att ta fram en verksamhetsanalys.
Att beskriva en viktig verksamhet på fem rader är nära nog omöjligt, men alla hade ansträngt sig och hållit dokumenten föredömligt korta.

Det blir en del helgläsning i alla fall för sekretariatet, så mycket som händer i Räddningsverket, i Krisberedskapsmyndigheten och i Styrelsen för psykologiskt försvar.

Körsbärsträden blommar

Det har inte med saken att göra egentligen, men man kan bara inte undanhålla er nyheten att körsbärsträden blommar i Kungsträdgården bara en glasskula från Spektern där kommitténs sekretariat huserar.

På bilden är det Susanne Adolphi i MSB-kommitténs sekretariat som plockar blommor.

Övningar och färdigheter

Under förmiddagen idag hade Thord Eriksson ett bra möte för att förbereda en intervjustudie som gäller samordning, samverkan och gränsdragningsfrågor, tillsammans med konsulten Mocki Hägg. Studien riktar sig till statliga myndigheter, kommuner, landsting, frivilliga och andra aktörer.

Helena Lindberg är övningsledare i två dagar för SAMÖ 2008, Samverkansövningen som under dagen accelerade från IT-attacker till hemska nidingsdåd, rån och tillslag mot pengatransporter. Slut på pengar i bankomaterna.

Under förmiddagen deltog hon och delar av sekretariatet på besöksprogrammet där vi bland annat kunde lyssna på intressanta föreläsningar om IT-attackerna i Estland förra våren och om sårbarheten i våra datasystem.

Räddningsverkets överdirektör Ivar Rönnbäck var också på plats och lyssnade. Han besökte även kommittélokalerna i kvarteret Spektern på eftermiddagen för att diskutera uppdrag till myndigheterna.

Och väl i Spektern kunde man följa övningen inifrån regeringskansliet eftersom RK också deltar, regeringen kallades till extra möten och det hölls en presskonferens vid tretiden.

Ett besök i lägescentralen på KBM runt lunch och sedan till Spektern för att fila på arbetsplanen som ska förankras när referensgruppen kommer på fredag. Övningsledaren Helena Lindberg drabbades dock av ett datavirus och blev kvar i övningen resten av eftermiddagen.

Två nya uppdrag

KBM, SRV och SPF har gemensamt tagit fram nulägesredovisningar inom de fyra administrativa områdena ekonomiadministrativt system, personaladministrativt system, arkiv och dokumenthanteringssystem samt IT-infrastruktur och IT-säkerhet.

Nulägesredovisningarna har överlämnats till organisationskommittén som använt dessa som grund för fortsatta uppdrag inom områdena ekonomi- och personaladministration vilka skickats ut till myndigheterna idag.
Därutöver planeras ytterligare uppdrag inom områdena ärende- och dokumenthantering, reseadministration och IT-drift.

De två nya uppdragen som har utgått i dag:
Lennart Hansson-Böe ansvarar för det personaladministrativa uppdraget och Erik Henrikssson för det uppdrag som handlar om ekonomiadministrativa frågor.
Uppdragen redovisas i sin helhet på MSB-kommitténs hemsida under sidan Aktuellt (det kan dröja någon dag innan dokumenten lagts upp av webbredaktörerna på kommittéservice.)

Björn Myrberg