Alla uppdragen hittills

Uppdrag kan läggas ut på flera sätt. De flesta är utlagda som syns nedan, en person är huvudansvarig för en arbetsgrupp bestående av personer från alla tre myndigheterna för att ta fram och leverera underlag.
Tempot är mycket högt.

Fler uppdrag är på gång. Alla uppdragen redovisas i sin helhet på hemsidan, under fliken Aktuellt, men kraftfull underbemanning av webbansvariga i kommittéhuset gör att det sker med eftersläpning i tid.
Därför kommer uppdragen även redovisas här på bloggen fortlöpande.


1. Utbildningar inom Skydd mot olyckor. Rapporteras 9 maj.
Ansvarig chefen CRS Stefan Lundqvist.

2. Juridiska frågor.

• Att leverera underlag till de rapporteringar som MSB-kommittén ska göra när det gäller författningsändringar, inklusive förslag till instruktion för MSB. Rapporteras 22 maj.
• Att inventera och sammanställa befintliga avtal som Statens räddningsverk, Krisberedskapsmyndigheten och Styrelsen för psykologiskt försvar ingått, i syfte att identifiera eventuella behov av uppsägning, omförhandling eller annan anpassning inför bildandet av MSB. I sammanställningen ska utöver leverantörens namn även avtalslängd, uppsägningstid och eventuell ytterligare väsentlig information anges. Avtalen ska struktureras efter olika lämpliga avtalsområden. Rapporteras 8 maj.

Ansvarig: Chefsjuristen Key Hedström vid SRV, uppdraget genomförs i samverkan med chefsjuristen Maria Broms Hagelin, KBM. Andra chefer och experter vid de tre myndigheterna ska löpande lämna stöd till projektet.

3. Verksamhetsbeskrivning på en halv sida för alla enheter/sektioner på de tre myndigheterna. Avrapporterat 24 april.

• Att leverera underlag i form av en kortare beskrivning av verksamheterna på respektive myndighet. Beskrivningarna ska redovisas per enhet/avdelning och får inte överstiga mer än en halv A4- sida per enhet/avdelning. Av redovisningen ska framgå:
  - mål med verksamheten? (uppdrag, kundnyttan)
  - hur arbetet bedrivs?
  - med vilka resurser? (budget för 2008 med lönebudgeten särredovisad och antal befattningar)

4. Ekonomiadministrativa frågor. 9 olika uppdrag utlagda, varav 6 redovisas 30 maj och två 30 augusti. Det nionde uppdraget är att fortlöpande lämna ekonomiska underlag till kommittén.
Ansvarig ekonomichefen vid KBM Erik Henriksson i samverkan med ekonomicheferna vid SRV, Berth Solberg, och SPF, Anders Olsson.

• Utvärdera alternativa lösningar för systemdrift och redovisa dess konsekvenser och kostnader jämfört med drift i egen regi senast 2008-05-30.
• Utvärdera alternativa lösningar för elektronisk fakturahantering. Redovisa förslag till val av system samt tidsplan för implementering senast 2008-05-30.
• Ta fram förslag avseende betalningsförmedlingstjänster m.m. utifrån bedömda behov för MSB senast 2008-05-30.
• Redovisa de system som i övrigt genererat data för ekonomihantering men inte har en direkt koppling till Agresso. Redovisas senast 2008-05-30.
  
• Identifiera och redovisa frågor som behöver regleras inom områdena ekonomiadministration, ekonomistyrning samt redovisning. Redovisas senast 2008-05-30.
• Ta fram ett förslag till tidplan och budget (exklusive personalkostnader) för implementering av ekonomisystem med sidosystem så att dessa är klara för drift senast 2009-01-01. Redovisas senast 2008-05-30.
• Utvärdera alternativa lösningar för rapportverktyg. Redovisa förslag till val av system samt tidsplan för implementering senast 2008-08-30.
• Utvärdera behov och förutsättningar för att införa nya inköps- och lagerredovisningssystem senast 2008-08-30.
  
• På begäran lämna ekonomiska underlag till organisationskommittén i syfte att ta fram ekonomiska beräkningar, verksamhetsplan och budgetunderlag.

5. Personaladministrativa frågor.
6 uppdrag varav tre redovisas den 30 maj, ett 30 augusti och ett 30 oktober. Det sjätte uppdraget är att på begäran lämna underlag och stöd inom personalområdet till den av organisationskommittén upphandlade konsulten Margareta Meyer Ridbäck i syfte att ta fram inrangeringsavtal, bemanningsplan, befattningsbeskrivningar m.m.
Personalchefen vid SRV, Lennart Hansson-Böe, leder arbetet i arbetsgruppen. Arbetet genomförs i samverkan med personalcheferna vid KBM, Marianne Sjöblom, och SPF, Anders Olsson.

• Utvärdera alternativa lösningar för systemdrift av Palasso och redovisa dess konsekvenser och kostnader. Underlag och förslag till drift redovisas senast 2008-05-30.
• Redovisa och lämna förslag på vilka av respektive myndigheters övriga system, verktyg/modeller inom området HR som bör övertas av MSB (Exempel: Rekryteringsverktyg på KBM och system för individ- och befattningsvärdering på SRV) senast 2008-05-30.
• Ta fram ett förslag till tidplan och budget (exklusive personalkostnader) för implementering av löne- och personalsystem så att det är klart för drift senast 2009-01-01. Redovisas senast 2008-05-30.
  
• Identifiera och redovisa frågor som behöver regleras inom området HR. Redovisas senast 2008-08-30.
  
• Utarbeta förslag till en mångfalds- och jämställdhetsplan för MSB. Förslag till plan redovisas senast 2008-10-30.
• På begäran lämna underlag och stöd inom personalområdet till den av organisationskommittén upphandlade konsulten Margareta Meyer Ridbäck i syfte att ta fram inrangeringsavtal, bemanningsplan, befattningsbeskrivningar m.m.

6. Ärende- och dokumenthantering.
Fyra uppdrag varav tre ska redovisas 30 maj och det fjärde 30 augusti.
Magnus Kjellman, SRV, leder arbetet i arbetsgruppen. Arbetet genomförs i samverkan med KBM, Fredrik Granholm, och SPF, Anders Olsson.

• Ta fram ett förslag till tidplan och budget (exklusive personalkostnader) för implementering av ärende- och dokumenthanteringssystem så att funktionerna diarium och registrering samt stöd för lagring av digitala dokument är klart för drift senast 2009-01-01 samt ett förslag till tidplan för det fortsatta arbetet med implementering av övriga funktioner efter 2008. Redovisas senast 2008-05-30.
• Uppskatta MSB:s samlade behov av och krav på arkivlokaler. Redovisas senast 2008-05-30.
• Identifiera och redovisa frågor som behöver regleras inom området för ärende- och dokumenthantering. Redovisas senast 2008-05-30.
• Ta fram ett förslag till hur hemlig information kan hanteras. Redovisas senast 2008-08-30.

7. Reseadministrativa frågor.
Fem uppdrag varav tre redovisas 30 maj, ett 30 augusti och 30 oktober. IT-chefen vid KBM, Lars-Gunnar Vestman, leder arbetet i arbetsgruppen. Arbetet genomförs i samverkan med SRV, Åsa Blomquist-Fröding, och SPF, Anders Olsson. Vad avser punkterna 4 och 5 ska samverkan ske med projektgrupp 4 och 5 som hanterar ekonomi- respektive personaladministrativa frågor.

• Ta fram en nulägesredovisning avseende nuvarande myndigheters system, rutiner och organisation för hantering av resebokningar och reseräkningar. Redovisas senast 2008-05-30.
• Ta fram ett förslag till långsiktig inriktning för MSB:s reseadministration samt ett förslag till tidplan och budget (exklusive personalkostnader) för implementering av ett reseadministrativt stöd. Vid behov kan tidplanen både avse åtgärder på kort sikt i syfte att MSB ska ha ett fungerande stöd 2009-01-01, och på lång sikt i syfte att kunna uppnå förslagen i den långsiktiga inriktningen. Redovisas senast 2008-05-30.
• Redovisa eventuella behov av upphandlingar kopplat till punkt 2 ovan senast 2008-05-30.
  
• Identifiera och redovisa frågor som behöver regleras inom det reseadministrativa området senast 2008-08-30.
• Utarbeta förslag till en resepolicy för MSB. Förslag till plan redovisas senast 2008-10-30.

Övriga uppdrag

Utöver de arbetsgrupper som redovisas ovan har MSB-kommittén knutit till sig ett antal konsulter. Margareta Meyer Ridbäck som håller på att ta fram en bemanningspolicy. Ulf Wennberg som bistår med processer, tidsplaner, arbetsplaner och annat praktiskt som har med myndigheters bildande att göra och slutligen Mocki Hägg som just nu arbetar med omvärldsanalys och målgruppsintervjuer tillsammans med huvudsskreterare Thord Eriksson.