Nytt redovisat uppdrag Styrdokument

På MSB-kommitténs hemsida läggs under dagen ett nytt redovisat uppdrag ut, det handlar om de styrdokument MSB kommer att behöva ta fram och struktur för det arbetet.
Under fliken Aktuellt/Redovisade uppdrag.

OH-bilder och nya rapporter på hemsidan

Nu ligger det en samling OH-bilder i pdf-form på MSB-kommitténs hemsida. Bilderna är fria att användas, och är främst tänkta som ett redskap för medarbetare och andra som vill berätta om den nya myndighetens för samhällsskydd och beredskap.
Bilderna finns under fliken "Aktuellt".

Under fliken Aktuellt/redovisade uppdrag återfinns ett antal nya rapporter som redovisats i samband med måndasskiftet från olika arbetsgrupper.

Delrapport två till regeringen som består av sju olika dokument, däribland förslag till instruktion, ligger under fliken Aktuellt/Kommitténs rapporter.

ER

Fler redovisade uppdrag

Alla redovisade uppdrag ligger nu på msb-kommitténs hemsida. Under fliken "Aktuellt" hittar man nu:

• Bemanningspolicy
• Värdegrund och berättelse
• Uppdrag, hittills 19 till antalet med ett antal deluppdrag. Det 19:e uppdraget gick ut igår och ännu inte anslagits på hemsidan. Det handlar om att ta fram en grafisk identitet för MSB, logotyp, grafisk manual för stilsorter, färger och så vidare. Det uppdraget läggs ut på måndag.
• Redovisade uppdrag, en stor mängd - alla vi fått in ligger nu ute.

Alla ni som nu slitit för att under väldigt kort tid ta fram underlag;
varmt tack.

Det kommer att komma en respons på redovisningarna, vi arbetar för högtryck för att kunna ge feedback snarast. I några fall kommer det behövas kompletteringar, i andra fall har processen att ta fram underlag tydliggjort problem som ska lösas. Ytterligare andra har löst problem eller rett ut frågor som behövde redas ut.

Eva

Måndagar

...är sekretariatets planeringsdagar och nu kan man nog säga att det är mer produktion än planering också över måndagarna.

På hemsidan hittar man nu ett antal redovisningar av uppdragen (under fliken Aktuellt). Några fattas, det kan vara av praktiska skäl eller att de helt enkelt inte kommit in ännu. I princip försöker vi lägga ut dem så snart som möjligt. Uppdragsredovisningar bearbetas just nu, vilket i klartext betyder att MSB-kommitténs sekretariat läser, diskuterar, skissar, rådfrågar.

Parallellt pågår arbetet med att metodiskt vrida och vända på de grundläggande frågorna som så småningom ska ge svaret hur MSB ska organiseras, hur instruktionen för myndigheten ska lyda mm.

Referensgruppen träffas nästa gång på onsdag. Kalendariet här på bloggen till höger uppdateras i morgon tisdag.

Många uppdragsredovisningar

Tempot i arbetet är som sagt väldigt högt, vi har utlovat en liten notis om arbetet under den gångna veckan. Den rapporten får vänta lite - tiden räcker helt enkelt inte till just nu.

Nyss hastade kommitténs ordförande förbi på väg från ett möte till nästa, varför Helena Lindbergs veckokrönika inte blir skriven idag. Troligen ramlar det in lite notiser under helgen.

Men:
Det strömmar in uppdragsredovisningar och vi försöker att lägga ut dem allteftersom. Bemanningspolicy, värdegrund och berättelse, uppdrag, rapporter, uppdragsredovisningar och andra viktiga dokument finner du under fliken Aktuellt på hemsidan;
www.sou.gov.se/msb

Trevlig helg!
Eva

På gång

I dag är det redan torsdag den 22 maj, en hel del uppdrag redovisas idag. Ett av de tyngsta dokumenten är den redovisning som gjorts idag av det juridiska uppdraget, utgångspunkten för det förslag till myndighetens instruktion som nu knådas fram.
Sedan kommer en hel bunt redovisningar den 30 maj.
Fas ett går mot sitt slut, den inledande analysfasen. Till alla er som nu slutspurtar med uppdragsredovisning och till alla er som sliter hårt för att klara det arbetet parallellt med alla ordinarie och en del extraordinarie arbetsuppgifter - varmt tack!

Till alla medarbetare och andra som följer arbetet;
Eftersom webbredaktören har semester kan det hända att det dröjer drygt en vecka innan uppdragsredovisningarna syns på MSB-kommitténs hemsida. Om efterfrågan är stor på redovisningarna finns inget som hindrar publicering på respektive myndigheters intranät.



Nästa fas, fas två, är att börja formulera myndighetens styrning, verksamhet, organisation, mål och alla såna saker. Det arbetet har givetvis påbörjats och förhoppningsvis ska just uppdragsredovisningarna nästa vecka bidra till att räta ut en del frågetecken och gränsdragningsfrågor.
Den viktigaste frågan att besvara är ju vilka behov myndigheten för samhällsskydd och beredskap ska fylla och hur man bäst organiserar en verksamhet för att lösa den uppgiften.

Den som hunnit studera tids- och arbetsplanen på MSB-kommitténs hemsida inser att redan den 19 juni är det tänkt att MSB-kommittén ska kunna ha en verksamhetsplan framme. Det återstår att se om den tidsplanen går att hålla, men just nu löper arbetet på som avsett.


Under ett par dagar har sekretariatet varit på lite skilda håll. Några är ute och kommunicerar, lyssnar, hämtar in synpunkter och främst då givetvis Helena Lindberg och Thord Eriksson, något som Helena säkert berättar mer om i sin veckobetraktelse i morgon kväll.
Men vi läser alla flitigt, vi skriver, lär oss mera och cirkulerar runt papper, skisser, idéer och pratar med experter, medarbetare, intresserade och journalister.


Vad händer härnäst?
I morgon fredag hoppas vi kunna berätta när bemanningspolicyn ska offentliggöras och hur. Det betyder med andra ord att alla medarbetare på KBM, Räddningsverket och Styrelsen för psykologiskt försvar kommer få ta del av bemanningspolicyn tidigare än vi först vågade hoppas på - om nu inte förankringsprocessen haltar i sista sekunden förstås. Vi hade trott att också den skulle offentliggöras tidigast 19 juni, men den ser ut att kunna bli klar tidigare.
Hur det går ämnar vi hur som helst redogöra för här på bloggen i morgon eftermiddag, titta in vid 17-tiden!


(En bemanningspolicy beskriver hur organisationskommittén kommer att beakta §6B i Lagen om anställningsskydd, LAS, så som regeringen angett i kommittédirektiven om verksamhetsövergång.)


Första kommittémötet
I morgon fredag hålls också första mötet för MSB-kommittén, och den består av de experter från skilda departement som regeringen har förordnat tidigare denna vecka, jämte utredaren Helena Lindberg.

Ett viktigt möte i morgon är också ett möte med de centrala fackliga organisationerna som en del i samrådsförfarandet om bland annat just bemanningspolicyn.


Den berättelse och beskrivning av värdegrunden som nämnts tidigare här i bloggen börjar också hitta sin form. Förhoppningsvis kan vi publicera även den i morgon fredag eller senast i början av nästa vecka.


Nästa vecka åker hela sekretariatet söderut för att besöka bland annat Revinge.
Förutom det besöket som vi kommer att berätta mera om nästa vecka, så kommer den sista veckan i maj bestå av möten, mera papper att läsa och sen ladda för att kasta in en ännu högre växel.
Det är som att bygga lego fast väldigt mycket mera komplicerat.

I stort sett håller sekretariatet planen. Måndagar består mycket av planeringstid. Tisdag, onsdag och torsdag går åt till att kommunicera, lyssna in, lära, läsa, processa och skriva en del. Fredagar, i alla fall i princip, är produktionsdagar och uppsummering. De kommande veckorna kan det nog gå åt två eller tre veckodagar till produktion för att vi ska hinna göra det vi måste. Men förankringsarbetet är så viktigt att det måste ta tid.

Nytt uppdrag

Ännu ett uppdrag har gått ut idag, ett uppdrag att ta fram en IT-strategi mm
Uppdraget ligger som vanligt på hemsidan under fliken Aktuellt.

Tre nya uppdrag

Ytterligare tre nya uppdrag ligger nu på hemsidan:
Tillsyn och uppföljning
Förmågebyggande
Operativ verksamhet

Under fliken Aktuellt.

Och nu har minsann webbredaktören i kommittéhuset blivit snabbare än bloggredaktionen! Tack Louise Waserbrot!

ER

Sju nya uppdrag

Uppdragen öser ut vilket beror på att MSB-kommitténs sekretariat och ett stort antal medarbetare på de tre myndigheterna SRV, KBM och SPF arbetar hårt för att få fram goda underlag för en verksamhetsanalys.

Fyra nya uppdag ligger nu uppe på hemsidan under fliken Aktuellt:

• Utbildning (i vidare bemärkelse än endast SMO som ju precis redovisats)
• Övning
• Förstärkningsmaterial
• Forskningsverksamhet

Tre till är på gång, de är utskickade idag och läggs ut på hemsidan så snart Louise Waserbrot på kommittéservice hinner med (tack!)

• Analysstöd
• Förebyggande verksamhet
• Risk- och kriskommunikation

Länk till alla uppdragen.

Eva

Alla uppdragen hittills

Uppdrag kan läggas ut på flera sätt. De flesta är utlagda som syns nedan, en person är huvudansvarig för en arbetsgrupp bestående av personer från alla tre myndigheterna för att ta fram och leverera underlag.
Tempot är mycket högt.

Fler uppdrag är på gång. Alla uppdragen redovisas i sin helhet på hemsidan, under fliken Aktuellt, men kraftfull underbemanning av webbansvariga i kommittéhuset gör att det sker med eftersläpning i tid.
Därför kommer uppdragen även redovisas här på bloggen fortlöpande.


1. Utbildningar inom Skydd mot olyckor. Rapporteras 9 maj.
Ansvarig chefen CRS Stefan Lundqvist.

2. Juridiska frågor.

• Att leverera underlag till de rapporteringar som MSB-kommittén ska göra när det gäller författningsändringar, inklusive förslag till instruktion för MSB. Rapporteras 22 maj.
• Att inventera och sammanställa befintliga avtal som Statens räddningsverk, Krisberedskapsmyndigheten och Styrelsen för psykologiskt försvar ingått, i syfte att identifiera eventuella behov av uppsägning, omförhandling eller annan anpassning inför bildandet av MSB. I sammanställningen ska utöver leverantörens namn även avtalslängd, uppsägningstid och eventuell ytterligare väsentlig information anges. Avtalen ska struktureras efter olika lämpliga avtalsområden. Rapporteras 8 maj.

Ansvarig: Chefsjuristen Key Hedström vid SRV, uppdraget genomförs i samverkan med chefsjuristen Maria Broms Hagelin, KBM. Andra chefer och experter vid de tre myndigheterna ska löpande lämna stöd till projektet.

3. Verksamhetsbeskrivning på en halv sida för alla enheter/sektioner på de tre myndigheterna. Avrapporterat 24 april.

• Att leverera underlag i form av en kortare beskrivning av verksamheterna på respektive myndighet. Beskrivningarna ska redovisas per enhet/avdelning och får inte överstiga mer än en halv A4- sida per enhet/avdelning. Av redovisningen ska framgå:
  - mål med verksamheten? (uppdrag, kundnyttan)
  - hur arbetet bedrivs?
  - med vilka resurser? (budget för 2008 med lönebudgeten särredovisad och antal befattningar)

4. Ekonomiadministrativa frågor. 9 olika uppdrag utlagda, varav 6 redovisas 30 maj och två 30 augusti. Det nionde uppdraget är att fortlöpande lämna ekonomiska underlag till kommittén.
Ansvarig ekonomichefen vid KBM Erik Henriksson i samverkan med ekonomicheferna vid SRV, Berth Solberg, och SPF, Anders Olsson.

• Utvärdera alternativa lösningar för systemdrift och redovisa dess konsekvenser och kostnader jämfört med drift i egen regi senast 2008-05-30.
• Utvärdera alternativa lösningar för elektronisk fakturahantering. Redovisa förslag till val av system samt tidsplan för implementering senast 2008-05-30.
• Ta fram förslag avseende betalningsförmedlingstjänster m.m. utifrån bedömda behov för MSB senast 2008-05-30.
• Redovisa de system som i övrigt genererat data för ekonomihantering men inte har en direkt koppling till Agresso. Redovisas senast 2008-05-30.
  
• Identifiera och redovisa frågor som behöver regleras inom områdena ekonomiadministration, ekonomistyrning samt redovisning. Redovisas senast 2008-05-30.
• Ta fram ett förslag till tidplan och budget (exklusive personalkostnader) för implementering av ekonomisystem med sidosystem så att dessa är klara för drift senast 2009-01-01. Redovisas senast 2008-05-30.
• Utvärdera alternativa lösningar för rapportverktyg. Redovisa förslag till val av system samt tidsplan för implementering senast 2008-08-30.
• Utvärdera behov och förutsättningar för att införa nya inköps- och lagerredovisningssystem senast 2008-08-30.
  
• På begäran lämna ekonomiska underlag till organisationskommittén i syfte att ta fram ekonomiska beräkningar, verksamhetsplan och budgetunderlag.

5. Personaladministrativa frågor.
6 uppdrag varav tre redovisas den 30 maj, ett 30 augusti och ett 30 oktober. Det sjätte uppdraget är att på begäran lämna underlag och stöd inom personalområdet till den av organisationskommittén upphandlade konsulten Margareta Meyer Ridbäck i syfte att ta fram inrangeringsavtal, bemanningsplan, befattningsbeskrivningar m.m.
Personalchefen vid SRV, Lennart Hansson-Böe, leder arbetet i arbetsgruppen. Arbetet genomförs i samverkan med personalcheferna vid KBM, Marianne Sjöblom, och SPF, Anders Olsson.

• Utvärdera alternativa lösningar för systemdrift av Palasso och redovisa dess konsekvenser och kostnader. Underlag och förslag till drift redovisas senast 2008-05-30.
• Redovisa och lämna förslag på vilka av respektive myndigheters övriga system, verktyg/modeller inom området HR som bör övertas av MSB (Exempel: Rekryteringsverktyg på KBM och system för individ- och befattningsvärdering på SRV) senast 2008-05-30.
• Ta fram ett förslag till tidplan och budget (exklusive personalkostnader) för implementering av löne- och personalsystem så att det är klart för drift senast 2009-01-01. Redovisas senast 2008-05-30.
  
• Identifiera och redovisa frågor som behöver regleras inom området HR. Redovisas senast 2008-08-30.
  
• Utarbeta förslag till en mångfalds- och jämställdhetsplan för MSB. Förslag till plan redovisas senast 2008-10-30.
• På begäran lämna underlag och stöd inom personalområdet till den av organisationskommittén upphandlade konsulten Margareta Meyer Ridbäck i syfte att ta fram inrangeringsavtal, bemanningsplan, befattningsbeskrivningar m.m.

6. Ärende- och dokumenthantering.
Fyra uppdrag varav tre ska redovisas 30 maj och det fjärde 30 augusti.
Magnus Kjellman, SRV, leder arbetet i arbetsgruppen. Arbetet genomförs i samverkan med KBM, Fredrik Granholm, och SPF, Anders Olsson.

• Ta fram ett förslag till tidplan och budget (exklusive personalkostnader) för implementering av ärende- och dokumenthanteringssystem så att funktionerna diarium och registrering samt stöd för lagring av digitala dokument är klart för drift senast 2009-01-01 samt ett förslag till tidplan för det fortsatta arbetet med implementering av övriga funktioner efter 2008. Redovisas senast 2008-05-30.
• Uppskatta MSB:s samlade behov av och krav på arkivlokaler. Redovisas senast 2008-05-30.
• Identifiera och redovisa frågor som behöver regleras inom området för ärende- och dokumenthantering. Redovisas senast 2008-05-30.
• Ta fram ett förslag till hur hemlig information kan hanteras. Redovisas senast 2008-08-30.

7. Reseadministrativa frågor.
Fem uppdrag varav tre redovisas 30 maj, ett 30 augusti och 30 oktober. IT-chefen vid KBM, Lars-Gunnar Vestman, leder arbetet i arbetsgruppen. Arbetet genomförs i samverkan med SRV, Åsa Blomquist-Fröding, och SPF, Anders Olsson. Vad avser punkterna 4 och 5 ska samverkan ske med projektgrupp 4 och 5 som hanterar ekonomi- respektive personaladministrativa frågor.

• Ta fram en nulägesredovisning avseende nuvarande myndigheters system, rutiner och organisation för hantering av resebokningar och reseräkningar. Redovisas senast 2008-05-30.
• Ta fram ett förslag till långsiktig inriktning för MSB:s reseadministration samt ett förslag till tidplan och budget (exklusive personalkostnader) för implementering av ett reseadministrativt stöd. Vid behov kan tidplanen både avse åtgärder på kort sikt i syfte att MSB ska ha ett fungerande stöd 2009-01-01, och på lång sikt i syfte att kunna uppnå förslagen i den långsiktiga inriktningen. Redovisas senast 2008-05-30.
• Redovisa eventuella behov av upphandlingar kopplat till punkt 2 ovan senast 2008-05-30.
  
• Identifiera och redovisa frågor som behöver regleras inom det reseadministrativa området senast 2008-08-30.
• Utarbeta förslag till en resepolicy för MSB. Förslag till plan redovisas senast 2008-10-30.

Övriga uppdrag

Utöver de arbetsgrupper som redovisas ovan har MSB-kommittén knutit till sig ett antal konsulter. Margareta Meyer Ridbäck som håller på att ta fram en bemanningspolicy. Ulf Wennberg som bistår med processer, tidsplaner, arbetsplaner och annat praktiskt som har med myndigheters bildande att göra och slutligen Mocki Hägg som just nu arbetar med omvärldsanalys och målgruppsintervjuer tillsammans med huvudsskreterare Thord Eriksson.

Två nya uppdrag

KBM, SRV och SPF har gemensamt tagit fram nulägesredovisningar inom de fyra administrativa områdena ekonomiadministrativt system, personaladministrativt system, arkiv och dokumenthanteringssystem samt IT-infrastruktur och IT-säkerhet.

Nulägesredovisningarna har överlämnats till organisationskommittén som använt dessa som grund för fortsatta uppdrag inom områdena ekonomi- och personaladministration vilka skickats ut till myndigheterna idag.
Därutöver planeras ytterligare uppdrag inom områdena ärende- och dokumenthantering, reseadministration och IT-drift.

De två nya uppdragen som har utgått i dag:
Lennart Hansson-Böe ansvarar för det personaladministrativa uppdraget och Erik Henrikssson för det uppdrag som handlar om ekonomiadministrativa frågor.
Uppdragen redovisas i sin helhet på MSB-kommitténs hemsida under sidan Aktuellt (det kan dröja någon dag innan dokumenten lagts upp av webbredaktörerna på kommittéservice.)

Björn Myrberg

Uppdrag med kort varsel

Alla Cheferna på Räddningsverket, Krisberedskapsmyndigheten och Styrelsen för psykologiskt försvar har fått ett lite annorlunda uppdrag. Du kan läsa mer om det på MSB-kommitténs hemsida här. (pdf)

Redan på torsdag den 24 april ska de på några få rader, högst en halv A4, beskriva sin verksamhet.
Vitsen med den verksamhetsbeskrivningen är att påbörja arbetet med en verksamhetsanalys på ett sätt som snabbt skapar översikt över uppdrag, mål, resurser.
Idén härör från chefsdagarna i Karlstad då tanken på den formen väcktes från flera håll.