Möte med referensgruppen

Referensgruppen och sekretariatet träffades idag för andra gången.
På mötet diskuterades ett antal viktiga frågor som berör alla medarbetare på de tre myndigheterna KBM, SRV och SPF. En av de viktigaste frågorna framöver handlar om kommunikation.

Kommunikationsprocesser
Hur ska olika beslut och dokument kommuniceras? På vilket sätt kan sättet att kommunicera ge cheferna det stöd de behöver i förändringskommunikationen, så att alla medarbetare får snabb och korrekt information? Informationsenheterna på SRV, SPF och KBM i samverkan tar nu fram en gemensam kommunikationsplanering för att möta de behov som går att förutse och de större och viktigare händelserna i samråd med sekretariatet.
Alla tre informationscheferna sitter med i referensgruppen bland annat av just det skälet att effektiv kommunikation är den viktigaste nyckeln för att framgångsrikt genomföra förändringsarbetet och förbereda starten av Myndigheten för samhällsskydd och beredskap.

Utkast till bemanningspolicy diskuterades
Det andra tyngre dokumentet kommer att vara bemanningspolicyn, som alltså ska reda ut och tydliggöra arbetsrättsliga frågor. Ett utkast finns nu framme och diskuterades på mötet, i den delen ligger arbetet just nu något före tidsplanen, samråd och förankringsprocessen pågår.
Så snart det finns ett datum för att offentliggöra policyn kommer det att stå en notis om det här i bloggen och det sker i nära samverkan med de tre myndigheternas informationsenheter.

Tydligare förannonsering av viktiga beslut
Det första tyngre dokumentet var arbets- och tidsplanen som publicerades precis före valborg. Viss kritik har riktats mot att inte tidpunkten för att publicera planen hade klargjorts ordentligt i god tid före.
Vi skrev om den förväntade tidpunkten för offentliggörande i bloggen (i löpande text) den 25 april och den fastställdes, och offentliggjordes, 30 april, alltså precis före Valborgshelgen. Exemplet lär oss att vara tydligare och ändå försöka tillfredsställa behovet av korrekt information så snabbt som det är möjligt. Utgångspunkten för all intern kommunikation är processer som ger cheferna en bra grund att stå på för att kunna möta och informera sina medarbetare, och uppmuntra till en levande dialog om förändringsarbetet.
Samtidigt är just behovet av kontinuerlig information i sig en viktig faktor i förändring, där fyller den här bloggen ett syfte som informationskanal även för de mycket små nyheterna.

Arbets- och tidsplanen är ett levande dokument som kommer att justeras då och då. De tider som finns i planen bygger på att vissa beslut och åtgärder måste vidtas för att organisationskommittén ska kunna leverera det regeringen har beställt i tid och myndigheten stå rustad att öppna verksamheten den 1 januari 2009.
Vilka de grundläggande tiderna är framgår både av planen och av informationen på hemsidan under just fliken tidsplan.

Eva